{"id":2826,"date":"2024-04-21T22:44:22","date_gmt":"2024-04-21T20:44:22","guid":{"rendered":"https:\/\/oglasi.infooglasi.rs\/oglasi\/oglasikragujevacaerodrom\/kako-najjednostavnije-voditi-evidenciju-u-delovodniku-delovodnoj-knjizi-oglasi-aerodrom\/"},"modified":"2024-04-21T22:44:22","modified_gmt":"2024-04-21T20:44:22","slug":"kako-najjednostavnije-voditi-evidenciju-u-delovodniku-delovodnoj-knjizi-oglasi-aerodrom","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/oglasi.infooglasi.rs\/oglasi\/oglasikragujevacaerodrom\/kako-najjednostavnije-voditi-evidenciju-u-delovodniku-delovodnoj-knjizi-oglasi-aerodrom\/","title":{"rendered":"Kako najjednostavnije voditi evidenciju u delovodniku (delovodnoj knjizi)? – OGLASI AERODROM"},"content":{"rendered":"

<\/p>\n

\n

\u0160ta je delovodna knjiga i \u010demu slu\u017ei?<\/h2>\n

Delovodna knjiga slu\u017ei preduze\u0107ima da vode evidenciju o celokupnoj ulaznoj i izlaznoj dokumentaciji na na\u010din da svaki dokument ima svoj delovodni broj i kratki opis po kome se vodi u knjizi. Cirkulacija dokumentacije se tako\u0111e bele\u017ei u knjizi i olak\u0161ava preduze\u0107ima da upravljaju dokumentacijom. Vodjenje delovodne knjige prema Zakonu nije obavezno, me\u0111utim praksa preduze\u0107a je da vode evidenciju dokumentacije u delovodniku. Obzirom da u preduze\u0107u cirkuli\u0161e dokumentacija koja mo\u017ee nastati u samom preduze\u0107u (interna), kao i dokumentacija koja dolazi u peduze\u0107e od kupaca, dobavlja\u010da i ostalih klijenata (eksterna), tako delovodna knjiga sadr\u017ei internu, primljenu i otpremljenu dokumentaciju. Dokumentacija koja se vodi u delovodniku mo\u017ee biti raznolika. Uglavnom se radi o fakturama, ugovorima, dopisima, ra\u010dunovodstvenim ispravama, molbama, \u017ealbama, izve\u0161tajima, zahtevima, potvrdama, uverenjima i brojnoj drugoj dokumentaciji u zavisnosti od delatnosti preduze\u0107a.<\/p>\n

Koji podaci se unose u delovodnik?<\/h2>\n

Kako bi preduze\u0107e imalo \u0161to detaljnije informacije o prijemu, cirkulaciji i izdavanju dokumentacije, ono u delovodnu knjigu upisuje slede\u0107e podatke za svaki dokument posebno:<\/p>\n

\u2013 Delovodni broj (prilikom prijema dokumenta dodeljuje mu se delovodni broj i njegovo kretanje se dalje vodi pod tim istim brojem);
\u2013 Datum prijema dokumenta ili izdavanja\/slanja;
\u2013 Vrsta dokumenta koji se zavodi (da li je u pitanju ugovor, faktura, \u017ealba, molba, izve\u0161taj i sli\u010dno);
\u2013 Kratak opis dokumenta;
\u2013 Podaci o licu koje prima, kome se izdaje ili o licu kome se \u0161alje dokument;
\u2013 Na\u010din na koji \u0107e dokument biti dostavljen (po\u0161tom, email-om, faksom, direktnom dostavom);
\u2013 Razne vrste napomeni ili prigovora\/obave\u0161tenja ukoliko ih ima.<\/p>\n

Celokupna evidencija dokumentacije u delovodniku se vodi po hronolo\u0161kom redu, odnosno kako dokumenta pristi\u017eu i izdaju se, tako se vr\u0161i evidencija istih u delovodnu knjigu, dok se sam dokument fizi\u010dki skladi\u0161ti u registratoru koji mu pripada. Prilikom ove evidencije preduze\u0107e treba voditi ra\u010duna o tome koliko se koji dokument \u010duva prema Zakonskim propisima (neka dokumentacija se \u010duva nekoliko godina od trenutka nastanka, dok se odre\u0111ena dokumentacija \u010duva trajno).<\/p>\n

Koju dokumentaciju treba \u010duvati trajno, a koju samo odre\u0111eni vremenski period i koji je to period?<\/h2>\n

Prema Zakonu o ra\u010dunovodstvu, slede\u0107a dokumentacija se \u010duva odre\u0111eni vremenski period:<\/p>\n

\u2013 Finansijske izve\u0161taje ( kao \u0161to su bilans stanja, bilans uspeha, statisti\u010dki izve\u0161taji i drugi izve\u0161taji iz ovog seta) i izve\u0161taje o reviziji preduze\u0107a su du\u017ena da \u010duvaju 20 godina od trenutka njihovog nastanka;<\/p>\n

\u2013 Dnevnik, glavnu knjigu i godi\u0161nji izve\u0161taj o poslovanju preduze\u0107a moraju da \u010duvaju narednih 10 godina od trenutka njihovog nastanka;<\/p>\n

\u2013 Pomo\u0107ne knjige, kao \u0161to je npr. KEPU knjiga, i isprave na osnovu kojih se knji\u017ee ( a to su ra\u010duni, izvodi sa teku\u0107eg ra\u010duna, knji\u017ena odobrenja, knji\u017ena zadu\u017eenja, izjave o kompenzaciji, kalkulacije, obra\u010duni poreza, rekapitulacije zarada, obra\u010duni zakupa, itd.) Preduze\u0107a moraju \u010duvati ne\u0161to kra\u0107i vremenski period od 5 godina;<\/p>\n

\u2013 Isplatne liste i analiti\u010dka evidencija zarada \u010duvaju se trajno prema Zakonu o ra\u010dunovodstvu.<\/p>\n

Pored Zakona o ra\u010dunovodstvu, na vremenski period \u010duvanja dokumentacije uti\u010de i Zakon o PDV-u. Naime, ovaj Zakon obavezuje sve privredne subjekte koji su u sistemu PDV-a da ra\u010dune koje su uneli u PDV evidenciju moraju \u010duvati najmanje 10 godina, dok privredni subjekti koji nisu u sistemu PDV-a, ove ra\u010duna moraju \u010duvati narednih 5 godina.<\/p>\n

Sva fiskalna dokumentacija (poput fiskalnog ra\u010duna, kontrolne trake,dnevnih i periodni\u010dnih izve\u0161taja) koja mo\u017ee brzo izbledeti i \u010diji se podaci lako mogu izgubiti, mora se \u010duvati najmanje 3 godine.<\/p>\n

Preglednost cirkulacije dokumentacije u delovodnoj knjizi<\/h2>\n

Ve\u0107 smo rekli da se prijem i izdavanje celokupne dokumetacije u preduze\u0107u vodi u delovodnoj knjizi, \u0161to deluje kao savr\u0161ena formula za pra\u0107enje cirkulacije dokumenata i mogu\u0107nost upravljanja istim.<\/p>\n

Na drugi pogled, pretraga konkretnog dokumenta, a pogotovo ukoliko se radi o preduze\u0107ima gde je svakodnevna fluktuacija dokumentacije izrazito velika (kao \u0161to je Advokatska kancelarija) pretvara se u no\u0107nu moru. Pra\u0107enje dokumentacije i poslovanja uop\u0161te postaje nemogu\u0107a misija. Postavlja se pitanje, koliko je ova knjiga zaista korisna u savremenom poslovanju?<\/p>\n

Pregled kretanja dokumentacije u jednom preduze\u0107u gde postoji visoka fluktuacija dokumenata na dnevnom nivou od prilike izgleda kao na slici iznad. Prakti\u010dno, potrebno je dosta vremena da se prona\u0111e konkretni dokument. Mnoga preduze\u0107a ovu vrstu evidencije vode u Exel tabelama, me\u0111utim, rezulatat je skoro isti.<\/p>\n

Nepreglednost, nesistemati\u010dnost i na kraju neefikasnost.<\/h3>\n

Evidencija dokumentacije se mora voditi na neki na\u010din, ukoliko preduze\u0107e \u017eeli imati uvid i pratiti svoje poslovanje. Savremeno doba, pored standardne dokumentacije koja je oduvek postojala, sve vi\u0161e obuhvata elektronsku i elektronski potpisanu dokumentaciju.<\/p>\n

Ako imamo samo delovodnik kao sredstvo evidentiranja dokumentacije, kako onda postupiti prema dokumentaciji koja je izvorno nastala u elektronskom obliku i zahteva adekvatno \u010duvanje i upravljanje u skladu sa Zakonski propisima?<\/p>\n

Delovodnik i elektronski potpis<\/h2>\n

\"\"

Elektronski potpis je produkt sve br\u017eeg razvoja privrede koji vi\u0161e ne asocira na daleku budu\u0107nost, ve\u0107 slobodno mo\u017eemo re\u0107i da zauzima zna\u010dajno mesto me\u0111u dokumentacijom preduze\u0107a. Hteli to ili ne, ova dokumentacija je postala stvarnost i sada je samo pitanje kako i na koji na\u010din \u010duvati i upravljati ovom dokumentacijom. S obzirom da elektronski potpisan dokument izvorno nastaje u elektronskom obliku, kao takav predstavlja original. \u0160tampanje ove dokumentacije smatra se fotokopijom, te stoga moramo imati adekvatne uslove \u010duvanja iste.<\/p>\n

Postoji jo\u0161 jedna specifi\u010dnost kada je u pitanju elektronski potpisana dokumentacija. Ona uglavnom nastaje u editabilnim programima poput Word-a u kome postoji mogu\u0107nost dodatnih izmena, te ih ne mo\u017eemo adekvatno \u010duvati na ra\u010dunaru iz dva razloga:<\/p>\n

Po\u0161to se samo ulaskom u dokument i dodavanjem razmaka ili ta\u010dke automatki poni\u0161tava punova\u017enost elektronskoog potpisa, \u010duvanjem ove dokumentacije na ra\u010dunaru postoji ogromni rizik slu\u010dajnog ulaska i poni\u0161tavanja elektronski potpisane dokumentacije.
Virusi koji napadaju ra\u010dunar (\u0161to je izuzetno \u010dest slu\u010daj) mogu uni\u0161titi punova\u017enost elektronskog potpisa, a time i samog dokumenta;<\/p>\n

Kako \u010duvati elektronski potpis i elektronski potpisanu dokumentaciju?<\/h2>\n

\"\"

Pravilno i bezbedno \u010duvanje i upravljanje elektronski potpisane dokumentacije podrazumeva da se nakon potpisivanja takav dokument pretvori u zapis (zapis je dokument koji se \u010duva takak kakav jeste i ne postoji mogu\u0107nost daljih izmena na njemu). Pored pretvaranja dokumenta u zapis, \u010dime se elektronski potpis \u0161titi od poni\u0161tenja punova\u017enosti, treba voditi ra\u010duna i o tome gde \u010duvamo takav dokument (zapis). Ukoliko ga \u010duvate na ra\u010dunaru i do\u0111e do nepredvi\u0111enih okolnosti, kao \u0161to je kvar ra\u010dunara, virus, po\u017eari, poplave, kra\u0111a ra\u010dunara i sli\u010dne, mo\u017eete se oprostiti od ove dokumentacije. Kako bi ona bila bezbedna, neophodno je da se \u010duva na mestu koje \u0107e prevazi\u0107i sve predhodno navedene izazove.<\/p>\n

Zaklju\u010dak: <\/strong>Za adekvatno \u010duvanje i upravljanje elektronski potpisanom dokumentacijom mora se koristiti kvalitetno softversko re\u0161enje.<\/p>\n

Delovodnik novije generacije<\/h2>\n

U skladu sa vremenom u kome \u017eivimo, tradicionalne stvari se uglavnom ne gube, ve\u0107 dobijaju sasvim novi i inovativni oblik kako bi zadovoljile potrebe savrenog dru\u0161tva. Tako je i tradicionalni delovodnik u vidu knjige pretvoren u elektronski i time je omogu\u0107eno pra\u0107enje celokupne dokumentacije iz potpuno novog ugla i na druga\u010diji, odnosno br\u017ei, jednostavniji i \u0161to je najzanimljivije, JEFTINIJI na\u010din. Elektronski delovodnik je zapravo softver koji omogu\u0107ava da se evidencija celokupne dokumentacije vodi u njemu.<\/p>\n

Kako mi softver jo\u0161 mo\u017ee olak\u0161ati poslovanje?<\/h2>\n

Pored toga \u0161to omogu\u0107ava adekvatnu evidenciju, \u010duvanje i upravljanje celokupnom dokumentacijom uklju\u010duju\u0107i i elekrtonski potpisanu dokumentaciju, softver pru\u017ea preduze\u0107ima brojne druge pogodnosti koje u velikoj meri olak\u0161avaju i ubrzavaju rad preduze\u0107a, dok se stepen kvaliteta rada pove\u0107ava. Naime, softversko re\u0161enje koje zamenjuje rad u delovodnoj knjizi pru\u017ea slede\u0107e pogodnosti:<\/p>\n

BRZA I LAKA PRETRAGA DOKUMENATA<\/strong> \u2013 Obzirom da se celokupna dokumentacije unosi u sistem u elektronskom obliku, mo\u017eemo na osnovu zadatih parametara u par sekundi dobtiti tra\u017eeni dokument.
POTPUNA ZA\u0160TITA ELEKTRONSKOG POTPISA<\/strong> \u2013 Konvertovanjem elektronski potpisane dokumentacije u zapis, onemogu\u0107ena je zloupotreba i poni\u0161tenje punova\u017enosti ove dokumentacije
RAZMENA DOKUMENTACIJE JE ELEKTRONSKA<\/strong> \u2013 Razmena dokumentacije u sistemu je elektronska, \u0161to u zna\u010dajnoj meri ubrzava ostale poslovne procese. Pored razmene, u sistemu je omogu\u0107ena i elektronska validacija iste.
PRISTUP DOKUMENTACIJI JE OGRANI\u010cEN<\/strong> \u2013 U okviru tradicionalnog delovodnika pristup dokumentaciji (sadr\u017eaju poverljivog dokumenta) je bio otvoren, \u0161to nije slu\u010daj kod softvera. Naime, u softveru je ovo pitanje strogo regulisano dodeljivanjem prava uvida i rada na dokumentu svakom korisniku (zaposlenom) pojedina\u010dno. Mogu\u0107nost dodele prava ima samo administrator tj. rukovodilac.
SISTEM PODR\u017dAVA SVE FORMATE DOKUMENATA<\/strong> (jpg; avi; png; doc\u2026) \u2013 Bilo da je u pitanju slika, video zapis ili ne\u0161to tre\u0107e, mogu\u0107e je bilo koji format uneti u sistem i njime dalje upravljati i razmenjivati ga.
SVE RADNJE NA DOKUMENTU SE BELE\u017dE<\/strong> \u2013 Unos, izmena ili rad na dokumentaciji bele\u017ei se u sistemu tako \u0161to se prave verzije dokumenata sa naznakom korisnika koji je izvr\u0161io izmene, kao i datumom i ta\u010dnim vremenom izmene. Rad na dokumentu se bele\u017ei na na\u010din da se automatski upisuje vreme po\u010detka i zavr\u0161etka rada na dokumenu, \u010dime se stvara jasna slika o realnom vremenu utro\u0161enom na konkretnom dokumentu.
POTPUNA BEZBEDNOST DOKUMENTACIJE<\/strong> \u2013 Sva dokumentacija u sistemu je kriptovana tj. zaklju\u010dana, te se svaki vid zloupotrebe ili poku\u0161aja neovla\u0161\u0107enog uvida elimini\u0161e. Dokumentacija u sistemu je potpuno bezbedna.
SVAKODNEVNE REZERVNE KOPIJE SISTEMA<\/strong> \u2013 U slu\u010daju nepredvi\u0111enih okolnosti, kao \u0161to su kvar ra\u010dunara, po\u017eari, poplave i sl. ne gube se podaci iz sistema. Svakodnevno se prave rezervne kopije sistema na vi\u0161e udaljenih servera, tako da se prilikom gubitka podataka na Va\u0161em ra\u010dunaru, isti mogu vrlo brzo vratti, te se rad preduze\u0107a neometano nastavlja.
PRISTUP SISTEMU SA BILO KOJE LOKACIJE<\/strong> \u2013 Omogu\u0107en je pristup celokupnoj dokumentaciji sa udaljene lokacije, a sve u cilju prilago\u0111avanja savremenim na\u010dinom poslovanja.
JEDNOSTAVNOST<\/strong> \u2013 Koliko god delovao komplikovano, softver je izuzetno jednostavan za kori\u0161\u0107enje. Kreiran je za krajnje korisnike i prilago\u0111en poslovanju svakog preduze\u0107a.
NADOGRADNJA<\/strong> \u2013 Delovodna knjiga je samo jedan mali deo EDOPS Document Office-a koji se mo\u017ee koristiti samostalno, ali uvek postoji mogu\u0107nost brze nadogradnje, odnosno dodavanja novih modula i funkcionalnosti.<\/p>\n

\"\"

Status dokumenta, povezana dokumenta i komentari<\/h2>\n

Sva dokumentacija nakon prijema i zavo\u0111enja mo\u017ee se dalje slati na validaciju tj. odobrenje nadre\u0111enom licu i to elektronskim putem u okviru sistema. Prilikom slanja, dokument dobija status \u201eZA VALIDACIJU\u201c. Nakon validiranja od strane navedenog validatora, dokument menja status u \u201eVALIDIRAN\u201c. Ovim postupkom se detaljno prati kretanje dokumentacije kao i rad sa istom, te se precizno mo\u017ee utvrditi koliko je vremena potrebno od trenutka prijema pa sve do trenutka validacije dokumentacije.<\/p>\n

Dodatna opcija prilikom validacije jeste nadovezivanje dokumentacije. Naime, kada nam neko po\u0161alje dokument na validaciju, kao \u0161to je molba, mi kao validator mo\u017eemo odobriti molbu i uz nju nadovezati dokument o odobrenju. Ukoliko nam je, nakon odre\u0111enog vremena, potrebna bas ta molba koju smo opredhodno odobrili, prilikom pretrage dokumentacije vide\u0107emo da je uz molbu nadovezan jo\u0161 jedan dokument (u na\u0161em primeru dokument o odobrenju molbe). Povezana dokumentacija poma\u017ee u proveri podataka od strane drugih u\u010desnika (mo\u017ee se odmah videti dokument o odobrenju i time zaklju\u010diti da li je validator postupio ispravno ili ne).<\/p>\n

Na svakom dokumentu mogu\u0107e je ostaviti komentar vezan za taj dokument u vidu obave\u0161tenja, dodatnog uputstva korisniku ili raznih vrsta napomena.<\/p>\n

Kako izgleda rad u softveru<\/h2>\n

<\/p>\n

\u0160ta pokazuje istra\u017eivanje?<\/h2>\n

U saradnji sa na\u0161im korisnicima, pratili smo rad i u\u010dinak preduze\u0107a pre i nakon uvo\u0111enja programskog re\u0161enja i do\u0161li do iznena\u0111uju\u0107ih rezultata. Programsko re\u0161enje Elektronske pisarnice, koje u sebi sadr\u017ei i delovodnu knjigu, uticalo je na smanjenje tro\u0161kova u obavljanju rutinskih operacija i to \u010dak 10 puta.<\/p>\n

\"\"

\u0160ta ka\u017eu na\u0161i dugogodi\u0161nji korisnici?<\/h2>\n

EDOPS tim pru\u017ea punu podr\u0161ku svojim korisnicima i to godinama nakon implementacije softverskih re\u0161enja. Zadovoljni klijenti su na\u0161a najve\u0107a motivacija i propusnica za sve budu\u0107e projekte. Vi\u0161e o problemima sa kojima su se susretali na\u0161i korisnici, kao i na\u010dinima na koji su ih re\u0161ili mo\u017eete pro\u010ditati ovde.<\/p>\n

Za\u0161to odabrati EDOPS?<\/h2>\n

EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice i uvela mogu\u0107nost evidencije celokupne dokumetnacije elektronskoj delovodnoj knjizi. Elektronski delovodnik je u upotrebi vi\u0161e od jedne decenije, \u0161to potvr\u0111uje prakti\u010dnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.<\/p>\n

    \n
  • Vi\u0161e od 15 godina iskustva<\/li>\n
  • Program se mo\u017ee koristiti na bilo kom jeziku<\/li>\n
  • Garancija kvaliteta<\/li>\n
  • Obuka korisnika<\/li>\n
  • Profesionalna tehni\u010dka podr\u0161ka 24h<\/li>\n
  • Mogu\u0107nost naknadne integracije sa drugim modulima<\/li>\n<\/ul>\n

    Zaka\u017eite BESPLATNU prezentaciju programa, a mi \u0107emo Vam na prakti\u010dnom primeru pokazati kako softversko re\u0161enje mo\u017ee pomo\u0107i da prevazi\u0111ete konkretne izazove sa kojima se svakodnevno susre\u0107ete. BESPLATNU prezentaciju mo\u017eete zakazati klikom ovde ili na broj telefona 065 304 403 4.<\/p>\n<\/p><\/div>\n